Dans le lieu de travail est utilisé dans tous les types d’entreprises, par des professionnels de haut niveau, les employés dans les bureaux de vente, les chefs de projet, les chefs de produits, les employés dans le marketing, les ventes et la publicité, les consultants commerciaux, etc.

Dans les écoles et surtout dans les universités, il est devenu l’outil de rédaction d’essais illustrés et de présentation d’œuvres collectives.

La clé de son succès est la simplicité d’utilisation, la puissance graphique et la capacité à résumer de manière élégante et professionnelle les points clés d’un travail de toute nature.

Il devient un support indispensable pour les intervenants, en réunion ou pour les enseignants qui peuvent alors se concentrer, visuellement, sur les parties importantes de quelque chose de complexe afin d’attirer l’attention de l’auditeur sans s’ennuyer.

D’autres domaines d’application incluent la création de diapositives animées pour le plaisir, la création d’invitations et de brochures et la créativité avec un outil graphique élémentaire mais complet.

Si, par exemple, pour Word, j’ai écrit 5 conseils techniques et plus pratiques pour rédiger un document professionnel, dans ce cas, Le problème n’est pas tant de comprendre comment faire techniquement une présentation Powerpoint que comment l’écrire et la faire dans un document professionnel et clair.

Le succès d’une proposition d’affaires, d’une leçon, d’une relation ou de la satisfaction du client pour un projet ou un produit peut dépendre de la qualité de la présentation.

De plus, une erreur courante et souvent sous-estimée qui provient de la taille d’un fichier Powerpoint lors de l’insertion de photos, animations et éléments multimédia doit être soulignée.

Certains fichiers ppt ou pptx atteignent parfois une taille supérieure à 50 MB et leur envoi par email devient difficile et inconfortable, surtout pour ceux qui le reçoivent.

Ci-dessous, nous essayons de donner quelques conseils techniques et théoriques pour mettre en place une présentation Powerpoint sous une forme professionnelle et claire, en essayant aussi de la rendre légère en réduisant la taille en termes de mégaoctets.

Comme pour le design, Powerpoint 2007 est beaucoup plus beau graphiquement que la version 2003 et présente une bonne liste de modèles ou de thèmes graphiques à mettre en fond de la présentation.

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Le site Presentation Magazine est certainement le meilleur site du point de vue de la qualité des modèles qui peuvent être téléchargés et où vous pouvez également trouver des exemples, des idées et des idées sur la façon de rendre l’impact des diapos élevé.

Les modèles par défaut qui se trouvent également sur le site Office Online, je ne les utiliserais jamais.

Au-delà du fond graphique choisi, je considère qu’il est utile de suivre ces conseils pour l’écriture :

– Ne copiez et collez jamais des diapositives à partir d’autres présentations et éditez-les, mieux vaut recommencer à zéro pour écrire et dessiner.

– N’utilisez pas d’éléments graphiques inutiles qui distraient les interlocuteurs, mieux vaut rester simple sans trop de paillettes créatives.

– Utilisez une police claire et lisible, sans utiliser de polices étranges ou italiques.

– Utilisez toujours la même police pour toutes les diapositives d’un fichier ppt.

– Choisissez toujours la taille des titres et des sous-titres.

– Utilisez quelques décorations, logos et icônes, sans exagérer.

– Ne limitez pas trop l’espace d’écriture.

– Vraiment pas recommandé l’utilisation de Word Art, ils sont laids et obsolètes.

– Il est préférable d’écrire en noir sur fond blanc ; si vous utilisez un fond de couleur différente, il est préférable de faire attention au contraste et d’envisager la possibilité que ceux qui voient les diapositives aient des problèmes oculaires ou soient daltoniens.

Pour l’appuyer, je rapporte une application web très utile appelée Contrast-A.

– Pour mettre en évidence les mots importants, il est préférable d’utiliser du gras plutôt que des couleurs, mais si vous utilisez des couleurs différentes, utilisez toujours les mêmes deux ou trois mots choisis sans faire de mosaïque.

Quant à l’utilisation des diapositives, dans le cas où ils soutiennent une relation orale devant d’autres personnes, suivre le traitement de la présentation, sans jamais la lire, sinon le discours deviendrait très ennuyeux, plein de slogans et ne serait plus jamais entendu.

Sans aucun doute, le succès d’une présentation Powerpoint réside dans les images utilisées.

Une belle présentation doit avoir plus d’images que de texte, sans jamais les utiliser comme éléments décoratifs mais comme figures qui parlent d’elles-mêmes et communiquent des concepts et des messages aux interlocuteurs.

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Trouver des images sur Internet est vraiment trivial et il suffit d’utiliser Google Images, Flickr ou le nouveau site Bing !

L’utilisation d’animations est un must pour clarifier l’exposition et la séquence de la communication.

Puisqu’il est très facile de créer des animations sur Powerpoint, vous devriez apprendre à les utiliser et ne pas avoir peur de lâcher prise avec des effets spéciaux même si, bien sûr, toujours avec modération et rationalité, sans les mettre au hasard juste pour étonner et sans utiliser des clips audio et des effets sonores.

En ce qui concerne le contenu, une présentation Powerpoint est comme un site web et le raisonnement à suivre est toujours basé sur ce genre de considérations : à qui est-elle destinée ? à quoi sert mon écriture ? à quoi puis-je servir ? à quelles questions puis-je prévoir ? quels besoins puis-je satisfaire ? quelles évolutions peut-il avoir dans l’avenir ?

Rappelez-vous toujours que vous n’écrivez pas un document Word avec des explications et des détails et que vous devez utiliser l’art de la synthèse en plan avec des messages clairs et complets.

En concentrant maintenant l’attention sur l’aspect technique du format ppt ou pptx qui distingue un fichier Powerpoint, je pense que beaucoup de gens ont remarqué que, lorsque vous insérez des photos, images et animations pour un nombre considérable de diapositives, cela devient lourd et prend plus de 50 MB d’espace sur votre ordinateur.

Pour diminuer cette taille, compresser le fichier et créer une présentation plus légère, vous devez faire attention :

– Le format Powerpoint 2007, pptx, est un type de fichier déjà compressé et prend beaucoup moins de place que son prédécesseur, ppt.

Il est donc préférable de mettre à jour Office et de commencer à écrire dans des fichiers pptx pour rendre la présentation plus petite.

– La version 2007 offre également la possibilité d’optimiser les éléments multimédias placés entre les diapositives, notamment en ce qui concerne les images.

En sélectionnant une image, en allant dans le menu Format, vous remarquerez à gauche l’option « Compresser ».

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En appuyant sur le bouton et en allant aux options suivantes, vous pouvez choisir d’optimiser les images pour l’impression (compression minimale), pour un vidéoprojecteur et d’envoyer le fichier par courrier (compression maximale) ; il n’y a aucune perte évidente de qualité et visuellement rien ne change.

– Lorsque vous ajoutez des images aux diapositives, vous devez les redimensionner et les compresser au préalable.

Beaucoup de gens ajoutent des photos et des images au fur et à mesure qu’elles sont trouvées, et parfois elles font plus de 5 Mo, ce qui rend le fichier très lourd.

Pour compresser et redimensionner les photos, je recommande d’utiliser le programme facile à utiliser, IrfanView, traité dans un autre post.

– En ce qui concerne les images également, si vous pensez que certaines diapositives ne sont que des images sans autre chose, vous devez enregistrer ces diapositives sous forme de fichiers Jpeg, les supprimer puis les réinsérer en utilisant le fichier enregistré.

Pour ce faire, vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris sur l’image chargée, qui occupe toute la diapositive, et l’enregistrer sur votre ordinateur sous forme d’image.

Sauvegarder le fichier avec différents formats peut comprimer, un peu, la taille du fichier tout en le sauvegardant sous et en choisissant la deuxième option « Présentation de Powerpoint », vous pouvez faire que, qui le reçoit par mail, puisse le voir seulement en plein écran, sans possibilité de le modifier.

Dans ce cas, le format de fichier est pps ou ppsx.

Jolly advice, pour ceux qui doivent argumenter et rapporter le contenu d’une présentation en réunion ou devant une salle de classe, si vous avez utilisé un ordinateur portable attaché à un vidéoprojecteur, vous pouvez étonner le public en utilisant votre téléphone portable, à distance, via Bluetooth, pour contrôler Powerpoint et la succession des diapos.

Dans un autre post, il est écrit comment convertir un fichier Powerpoint en vidéo à regarder sur un lecteur DVD ou Divx.

En plus du programme Microsoft, vous pouvez aussi utiliser OpenOffice qui est gratuit et fonctionne très bien.