Comment optimiser la liste des messages entrants, leur distribution afin de ne plus jamais manquer d’importants messages non lus

Dans la configuration de Gmail il y a au moins quatre options à modifier pour rendre la lecture du courrier entrant plus immédiate et plus productive, afin de ne perdre aucun message reçu de manière incohérente, pour qu’il aille dans la bonne boîte.

et Gmail de manière efficace et augmenter la productivité.

1) Organisation des messages importants et à lire

Premièrement, nous savons déjà tout sur le courrier prioritaire de Gmail.

Gmail marque plus ou moins intelligemment les messages entrants considérés comme importants en les divisant en onglets et en catégories, tels que les mises à jour, les promotions et les médias sociaux.

Ce style de visualisation peut aussi être changé pour un style peut-être plus efficace, les messages n’étant pas lus dans la tête, ceux qui sont considérés comme prioritaires immédiatement en dessous, puis ceux des autres catégories.

Ensuite, allez à Paramètres en appuyant sur la roue dentée supérieure droite, passez à la section Boîte de réception.

Sélectionnez l’option Courrier prioritaire dans le premier menu déroulant à choix multiples, puis divisez les sections comme étant importantes et à lire, Spéciales et tout le reste, laissant les autres sections vides.

Enfin, cliquez sur le bouton « Enregistrer les modifications » au bas de la page.

Allez dans la boîte de réception et voyez comment le changement se reflète dans la liste des messages, divisée en trois sections.

Maintenant, vous devez également limiter les messages de chaque section à 10 messages (en appuyant sur la flèche vers le bas à côté du compteur à droite) et régler l’affichage vertical (si l’écran est plus large que long) en appuyant sur la flèche vers le bas du bouton avec 4 lignes en haut à droite.

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2) Marqueurs d’importance pour savoir si l’email est personnel ou non.

Gmail est capable de faire un travail de distinction des messages entrants très utile pour savoir si un message nous est envoyé ou s’il s’agit d’un message envoyé à plusieurs adresses dont la nôtre.

Dans Paramètres – Boîte de réception, il y a la section sur les marqueurs d’importance qui peuvent être activés ou non.

Notez que dans l’indicateur d’importance à côté des messages, qu’ils soient jaunes ou incolores, il peut y avoir deux «  » pour indiquer que le courrier nous est envoyé uniquement et l’indicateur «  » si le message a été envoyé à une liste d’adresses.

3) Notifications de bureau pour les messages à lire

Vous pouvez recevoir des notifications de bureau chaque fois que vous recevez un nouveau message dans Gmail, comme vous le feriez si vous utilisiez un client installé sur votre ordinateur.

Dans Paramètres, faites défiler vers le bas pour trouver l’option Notifications du bureau et sélectionnez si vous souhaitez recevoir des notifications uniquement pour les messages importants ou pour tous les messages entrants.

Désormais, chaque nouveau message affichera un avertissement en bas à droite.

Remarque : Si vous utilisez Chrome, vous pouvez également installer l’extension Checker Plus pour Gmail afin de toujours savoir combien de messages ne sont pas lus sur une icône en haut à droite.

3) Utilisation des étoiles

Normalement, lorsque vous ajoutez une étoile à côté de vos messages pour les distinguer des autres, vous utilisez l’étoile jaune.

Dans les paramètres, vous pouvez également choisir d’utiliser un ensemble d’étoiles de couleurs ou de symboles différents pour mieux distinguer les messages.

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Le profil le plus efficace est celui du 4 étoiles et non celui avec toutes les étoiles qui deviennent impraticables.

Pour utiliser les étoiles, cliquez sur le signe étoile à côté de l’email. et cliquez dessus plusieurs fois pour choisir le symbole approprié.

4) Supprimer automatiquement les pourriels

Gmail dispose d’un excellent filtre antispam pour filtrer les emails en fonction de l’adresse de l’expéditeur et mettre dans la catégorie promotions ou mises à jour les emails reçus des listes de diffusion.

Toutefois, vous pouvez vous assurer qu’un message d’une adresse spécifique est automatiquement supprimé à l’aide de filtres.

Sélectionnez ensuite l’email que vous ne souhaitez plus recevoir, cliquez sur le bouton « Plus » en haut de l’écran, sélectionnez « Filtrer les messages comme ceci ».

Dans la boîte, cliquez sur « Créer un filtre avec cette recherche », puis sélectionnez « Supprimer ».