C’est probablement le premier programme qui est utilisé par ceux qui s’approchent d’un PC pour la première fois et qui est utilisé dans le monde entier.

Les alternatives sont là, par exemple OpenOffice a un logiciel semblable et absolument à la taille ou l’ordinateur portable Abi Word cependant, la popularité de Microsoft Office est absolument écrasante.

Utiliser Word pour écrire un document est facile, il suffit de commencer par la feuille blanche et de taper sur le clavier.

Un autre sujet est écrire d’une manière professionnelle et utiliser les outils que ce programme fournit, de manière à écrire comme si vous deviez publier dans un journal ou faciliter la compréhension par les lecteurs ou, à nouveau, de créer un document qui est également beau à voir et qui met en évidence les parties importantes.

Pour Powerpoint, le discours est similaire, mais dans un autre article, nous avons vu comment créer des présentations professionnelles et éviter les erreurs courantes.

Certaines des fonctions de base de base pour savoir quand écrire sur votre PC et pour être plus rapide et plus professionnel, sont :

1) Saisir une image dans un document sans altérer le formatage du texte.

2) Insérez la numérotation des pages dans le pied de page et recommencez la numérotation s’il y a de nouvelles sections.

3) Insertion de pop-ups avec commentaires et révisions pour le texte surligné dans le document.

4) Intégrer dans Word la recherche sur Internet du texte sélectionné dans les documents.

5) Utilisez les styles d’écriture et la mise en forme du texte afin de ne pas être pris dans les paragraphes et d’être rapide à écrire.

Aux fins du présent article, je me réfère à MS Word 2003 afin d’aider la plupart des lecteurs, y compris ceux qui utilisent des versions ultérieures pour lesquelles la procédure est la même.

1) Entrez des images dans le document où vous le souhaitez, même à côté du texte ou à la manière d’un journal ou d’un site Web.

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Beaucoup de personnes insèrent des images dans un document Word entre les paragraphes, car c’est la façon la plus simple et la plus facile d’intégrer des images dans le document.

Cependant, si vous voulez avoir des images qui apparaissent à l’intérieur du document comme sur une page web typique ou dans un magazine et qui ont un texte qui s’écoule bien à côté de l’image, vous pouvez avec une procédure simple.

Si vous essayez de ne faire qu’une seule insertion – photo, tout le texte est brusquement mis vers le bas et l’image insérée occupe toute la section horizontale de la feuille.

Il est préférable d’insérer une zone de texte (Insérer – Zone de texte) et de la dessiner avec la souris dans l’espace où vous voulez voir l’image.

Cliquez ensuite avec le bouton droit de la souris sur le cadre et sélectionnez le « Format de la zone de texte ». Sous l’onglet « Couleurs et lignes », assurez-vous que « Ligne » est réglé sur « Pas de ligne » ou « Pas de couleur ».

Ensuite, dans l’onglet « Mise en page », choisissez « Encadré » à droite ou à gauche selon votre choix.

Maintenant, cliquez avec la souris sur la zone de texte et ajoutez l’image à l’intérieur d’une manière classique et vous verrez comment elle sera placée côte à côte avec le texte, sans modifier le formatage.

2) Numérotation progressive ou interrompue des pages.

Entrer les chiffres à partir de 1 est facile et je pense que tout le monde sait comment le faire, une chose moins connue est de numéroter différentes sections, en recommençant la numérotation des pages.

La première étape consiste à créer la numérotation des pages dans le format souhaité.

Par exemple, vous pouvez entrer un nombre dans le pied de page qui dit « X Page de x » en allant dans Affichage – En-tête et pied de page (sur Word 2007 vous allez dans Insérer) et ensuite cliquer sur le bouton « Insérer Numéro de Page ».

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Pour redémarrer le compteur de pages, il est préférable de créer de nouvelles sections en allant dans « Insérer – Interrompre section » (sur Word 2007 est dans le layout).

Maintenant, en revenant au menu où vous entrez les numéros du pied de page, il suffit d’aller au format et de choisir de « commencer à partir de 1 » à la page suivante à la section mise.

Il en résulte que le compteur recommence à partir du début dans le document.

3) Saisir des fenêtres contextuelles de commentaires et gérer les révisions de documents

Vous pouvez définir un texte spécifique de sorte que lorsque le lecteur place le curseur de la souris sur le texte en surbrillance, une fenêtre pop-up apparaît avec un commentaire de l’auteur du document.

Vous pouvez le faire en surlignant le texte et en sélectionnant « Insérer – Commentaire » dans le menu (sur Office 2007, c’est dans le menu révision).

La façon dont Word affiche le commentaire est différente selon la version et dépend de la mise en page que vous utilisez.

Après avoir créé le commentaire, chaque fois que le lecteur lit le document en vue normale, le texte commenté est mis en surbrillance.

Lorsque vous placez le curseur sur le texte, une fenêtre contextuelle apparaît pour afficher la révision ou le commentaire.

Sur Word 2007, vous devez cocher l’option « Afficher toutes les révisions dans le texte » afin de ne pas les afficher sur le côté de cette manière laide et confuse, mais comme des pop-ups qui apparaissent et disparaissent.

4) Recherche de texte sélectionné dans Word

Lorsque vous lisez un long document et qu’il y a un mot ou une expression qui vous semble étranger, ou que vous voulez une définition, vous pouvez utiliser la bibliothèque interne de Word.

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Il vous suffit de surligner le texte ou une phrase, de cliquer dessus avec le bouton droit de la souris et de choisir « Rechercher… ».

Vous remarquerez immédiatement un menu entier ouvert à droite de l’écran avec une recherche de toutes les options disponibles, y compris le dictionnaire thésaurus ou les ressources, mais aussi des sites de recherche sur Internet.

Pour chacun des sites de recherche tels que Live Search (maintenant Bing), les résultats sont affichés directement dans Microsoft Word.

Si un résultat peut être utile, vous pouvez cliquer sur le lien et naviguer sur ce site en ouvrant le navigateur.

5) Changer et travailler rapidement les styles graphiques du document.

C’est très utile pour le travail dans le cas où vous avez un vêtement qui change d’avis à la dernière minute mais aussi pour travailler sans perdre de temps à faire des couleurs et des graphiques.

La façon la plus simple de changer les couleurs et les styles du texte de votre document en peu de temps est d’utiliser les styles par défaut ou les styles rapides.

Nous commençons par le style normal et vous pouvez ensuite définir différents styles pour que les titres des paragraphes, d’abord identiques au reste du texte, soient écrits de façon plus large, peut-être en gras.

Si vous ne sélectionnez qu’une partie du texte, vous pouvez définir un style particulier pour cette partie et non pour le reste du document.

Un style rapide peut alors être modifié et changé pour être sauvegardé par défaut et réutilisé.

Dans un autre article, nous expliquons comment il est possible d’importer et de copier du texte à partir d’Internet, sur Word, sans formatage, c’est-à-dire en négligeant les caractères gras et italiques et les différents liens ou couleurs.

Si vous avez des questions, faites-le nous savoir et si vous pouvez partager d’autres façons rapides d’utiliser Word, ce serait vraiment utile.