Synchroniser, en termes généraux, signifie garder le même fichier identique et mis à jour, sur deux périphériques différents et ou deux ordinateurs différents.

Alors que les applications « cloud » en ligne deviennent de plus en plus populaires et utilisées, le concept de synchronisation ne concerne plus seulement deux ou plusieurs ordinateurs mais, surtout, l’espace en ligne.

Il est donc important que les fichiers créés et modifiés sur l’ordinateur soient ensuite sauvegardés et répliqués de manière identique et automatique, même sur une archive en ligne disponible sur internet afin que, quelque soit l’ordinateur utilisé, vous puissiez travailler sur les dernières versions des fichiers.

En général, deux des meilleurs services de synchronisation en ligne peuvent être considérés comme les services Google Drive et DropBox.

Cependant, si vous avez besoin d’un service de synchronisation et de gestion de documents Office ou OpenOffice, il existe des solutions plus efficaces.

Tout d’abord, rappelons que les meilleures applications web pour créer des documents Office en ligne sont Google Docs, Zoho, et les nouvelles applications Office Web.

Bien que leurs fonctionnalités soient presque complètes, il ne fait aucun doute qu’il est plus pratique de travailler sur des documents Word, Excel ou Powerpoint, en utilisant la suite Microsoft Office ou l’Openoffice gratuit.

Le but est alors de travailler sur des programmes informatiques et non sur des applications web à partir du navigateur, mais en s’assurant que, lorsque vous sauvegardez le document, vous pouvez avoir une copie à la fois localement et en ligne, de sorte que vous pouvez reprendre le travail à partir d’un autre PC.

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Comme on l’a vu dans le passé, Microsoft Office et Google Drive avec le plugin Cloud Connect peuvent être intégrés entre eux pour enregistrer des documents sur Internet.

Avec Cloud Connect, vous pouvez toujours utiliser Microsoft Word, Excel et PowerPoint comme d’habitude et profiter de tous les avantages de Google Drive.

Ce plugin compatible Office 2003, 2007 et 2010 vous permet d’enregistrer votre document en ligne, d’ouvrir des documents Google Docs et de les partager avec d’autres utilisateurs directement depuis l’interface Microsoft Office.

Toutes les modifications apportées aux documents par vous-même ou par d’autres employés (rappelez-vous que Google Drive permet le travail à distance et la collaboration en ligne) sont enregistrées et peuvent être fusionnées dans une version actualisée du document.

Avec OffiSync, vous pouvez travailler sur un document, tandis que d’autres font de même et voient leurs changements qui apparaissent en temps réel.

Microsoft Office peut également être intégré avec Zoho.

Ceux qui n’ont jamais utilisé Zoho devraient au moins y jeter un coup d’oeil car c’est l’une des principales applications web pour la gestion de bureau qui existent.

Comme OffiSync, le plug-in Zoho pour Microsoft Office permet aux utilisateurs de travailler hors ligne sur des documents et des feuilles de calcul avec Microsoft Word / Excel et ces modifications sont également enregistrées dans l’application Zoho correspondante, avec synchronisation immédiate.

Vous pouvez créer, modifier et enregistrer des documents et des feuilles de calcul, et vous pouvez ouvrir des documents stockés en ligne sur Zoho.

Pour Microsoft Office, il est également possible d’enregistrer tout document Word, Excel ou Powerpoint sur Onedrive.

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Ceux qui utilisent la suite open source OpenOffice au lieu de Microsoft Office peuvent profiter des mêmes avantages

Un seul plugin appelé OOo2GD permet de gérer des fichiers en ligne sur Google Docs, Zoho et même sur un serveur WebDav.

OOo2GD est très simple, il n’y a pas de partage ni de fonctions supplémentaires, il vous permet seulement d’exporter, mettre à jour et importer des documents depuis Google Docs et Zoho.

Vous pouvez enregistrer en ligne des documents texte ODT, DOC, RTF, Spreadsheets : ODS, XLS, CSV et présentations : PPT et PPS.

Cependant, tous les documents téléchargés en ligne sont convertis au format Openoffice et ne seront pas ouverts par Microsoft Office.

OOo2GD peut être installé sous Windows et Linux.