Rédigez des courriels bien et en toute sécurité

Vous devez toujours être précis, concis et clair et très important est garder votre courrier en sécurité afin de ne pas transmettre de virus aux contacts et d’éviter les fuites d’informations.

Vous pouvez également utiliser des outils spéciaux avec Gmail pour éviter toute erreur dans la composition d’un message et faciliter la rédaction d’un e-mail professionnel.

Les règles pour écrire de bons messages, pour qu’ils soient clairs et efficaces, sont les suivantes :

1) Répondre dès que possible serait nécessaire pour être considéré comme un interlocuteur fiable, bien que cela ne soit pas toujours possible.

2) Être synthétique, en évitant les phrases ou les mots banals, afin de ne pas faire perdre du temps à ceux qui reçoivent le courriel.

3) Utilisez un français simple, sans mots inutiles ni termes dont le destinataire pourrait ignorer le sens.

4) Évitez de donner mauvaises nouvelles par courriel.

5) Faire bon usage de l’article

L’objet est le titre du courriel qui a deux fonctions : il capte l’attention du destinataire et résume le message pour que vous puissiez décider de le lire ou non, un peu comme cela se produit avec les titres.

Vous ne devriez jamais écrire un courriel avec un sujet vide parce qu’il sera facilement ignoré par le destinataire.

Un sujet bien écrit doit être capable de fournir les informations les plus importantes, même sans que le destinataire n’ait à ouvrir le courriel.

6) Parfois, lors de l’envoi d’un courriel à des bureaux ou à des entreprises, il est préférable d’utiliser un en-tête comme première ligne du corps du courriel pour définir immédiatement à qui il est adressé car ce courriel pourrait être lu par plus de personnes.

7) Gardez votre boîte de réception propre afin de pouvoir regrouper les emails les plus importants qui méritent une réponse rapide, en mettant les autres en arrière-plan.

À cet égard, vous pouvez utiliser très efficacement la fonction de stockage des e-mails pour effacer le courrier entrant sans rien supprimer.

Les filtres (avec Gmail qui utilise des catégories de messages automatiques) et l’application Google InBox pour Gmail qui ne sert qu’à afficher les e-mails priorisés en premier, sans tenir compte de la date de leur réception, sont également utiles.

8) Impliquez d’autres personnes dans le mail lorsque vous pensez que les informations envoyées dans le message peuvent être utiles à d’autres.

9) Réfléchissez avant d’utiliser la copie cachée et évitez de l’utiliser pour tromper les destinataires en envoyant ce message à des tiers.

10) Éviter d’écrire en majuscules.

11) Se mettre en copie peut se faire sans problème lorsque vous envoyez un message important, vous pouvez donc le suivre et le vérifier.

12) Utilisez les catégories ou étiquettes pour chaque email que vous recevez, afin de pouvoir le retrouver facilement dans le futur.

13) Vérifiez la liste des destinataires, pour éviter d’envoyer des messages à ceux que vous ne voulez pas.

Heureusement, dans certains cas, vous pouvez annuler l’envoi d’un e-mail.

Pour nous aider à bien écrire des courriels et sans erreurs, nous pouvons utiliser des extensions spéciales pour Gmail (sur Chrome), y compris Email Text Formatter est une extension très pratique pour supprimer ou standardiser le formatage d’un courriel dans le cas où vous faites un copier-coller depuis un site Web ou autre courriel.

En pratique, cela nous permet, en quelques clics, de ne pas avoir de problèmes avec la police, les couleurs et les styles s’ils sont différents dans le même message.

Carina est aussi l’extension Brief qui oblige à être synthétique et court dans les messages, à ne pas écrire plus de 120 caractères (bien sûr vous pouvez ignorer cette limite).

Bien que j’en aie déjà parlé, nous voyons ici les recommandations les plus importantes pour envoyer des emails en toute sécurité et protéger votre boîte de réception et compte email.

1) Utilisez toujours un bon mot de passe, difficile à deviner pour les amis, impossible à découvrir avec les programmes pirates.

En règle générale, les noms, les dates de naissance et, en général, les mots ayant un sens complet ne devraient jamais être utilisés.

2) Utiliser l’authentification à deux facteurs dans la mesure du possible

Même si le mot de passe est très difficile à découvrir, il reste une protection fragile pour les comptes de sites web.

Pour cette raison, un système de protection plus clair a été conçu, dans lequel, en plus du mot de passe, un code généré automatiquement est requis pour une application, qui change à chaque instant.

3) Apprendre à reconnaître les courriels faux, frauduleux et non authentiques

Si vous recevez un courriel d’une adresse inconnue, mal orthographié ou avec des messages incroyables, il vaut mieux l’ignorer, ne pas l’ouvrir et le marquer comme spam.

Vous ne savez jamais s’il ne contient pas un lien ou une image capable d’infecter votre ordinateur.

5) Ne pas ouvrir de pièces jointes suspectes

Ceci est lié au point précédent, donc même si vous avez reçu un email légitime, mais comme pièce jointe il y avait un fichier avec un nom étrange ou qui semble injuste, alors il est préférable de ne pas l’ouvrir.

6) Éviter d’envoyer des informations sensibles telles que, par exemple, le numéro de carte de crédit, le mot de passe ou autres codes confidentiels.

Aucune entreprise de bonne réputation, et encore moins une banque, ne demandera d’envoyer des données sensibles par courrier électronique, et toute demande de ce type constitue donc une attaque de phishing.

C’est parce que vous ne savez jamais qui lira le courrier envoyé et parce que vous ne pouvez pas exclure que le message puisse être intercepté de l’extérieur.