Cela crée des catégories dans lesquelles inclure certains messages.
Par exemple, vous pouvez mettre des e-mails professionnels dans une partie, des e-mails d’amis dans une autre, des notifications Facebook dans une troisième partie, et des nouvelles de www.clic-ouest.fr dans une autre (inscrivez-vous !).
Cela permet d’éviter que tous les courriels ne soient listés dans la même liste très longue et confuse et facilite la recherche des messages les plus anciens.
Cette répartition des messages dans différents dossiers ou catégories peut se faire automatiquement en définissant des filtres.
Par exemple, en créant un filtre Facebook, vous pouvez séparer toutes vos notifications qui arrivent chaque jour par e-mail et créer un dossier pour collecter et stocker les articles de ce site ou d’autres sites ou blogs.
De plus, en filtrant automatiquement les courriels, vous pouvez supprimer certains types de messages pour qu’ils finissent directement dans la corbeille.
Créer des filtres de messagerie est absolument important, pratique et utile pour gérer les comptes de messagerie et, maintenant, voyons comment régler ces filtres à les trois services de messagerie en ligne les plus populaires, les meilleurs et les plus populaires dans le monde : Gmail, Hotmail et Yahoo Mail.
1) Créer des filtres dans Gmail
Dans Gmail, les » dossiers » sont appelés étiquettes ou balises, mais sont plus ou moins la même chose.
Pour configurer un filtre de messagerie, cliquez sur le bouton Paramètres en haut à droite de l’écran, puis allez dans l’onglet Filtres.
S’il y avait déjà des filtres réglés, ils seront affichés dans cet écran.
Sous le centre se trouve le lien pour créer un nouveau filtre et démarrer un assistant très facile à comprendre et à utiliser.
Vous n’avez qu’à fournir un ou plusieurs critères pour baser le filtre : si le courriel provient de (noms des expéditeurs), s’il est envoyé à, si le sujet contient certains mots, s’il y a ou non des mots ou phrases dans le texte du message, si le courriel a un fichier joint.
Par exemple, j’ai créé un filtre pour Google Buzz et Facebook en précisant que si l’objet commence par « Buzz : » il doit le marquer comme déjà lu et le mettre dans le dossier « Buzz ».
Comme nous l’avons vu, l’étape suivante est la mesure à prendre si le critère est rempli.
Parmi ceux-ci, les plus utiles sont : Marquez-le comme déjà lu, ne le faites pas apparaître dans la boîte de réception et archivez-le immédiatement, appliquez une étiquette déjà active ou nouvelle, supprimez le message, envoyez une réponse automatique, envoyez le message à une autre boîte de réception.
Le filtre peut être rétroactif et peut également être appliqué aux messages déjà reçus via la case correspondante.
Il devient alors facile de filtrer les messages du même type que ceux déjà arrivés, en en sélectionnant un dans la boîte de réception et, dans le menu déroulant, sélectionnez Autres actions, pour créer le filtre pour les messages de ce type
Autre exemple : je vais créer un filtre pour déplacer les nombreux messages Facebook dans un dossier / étiquette et les marquer comme déjà lus.
Pour ce faire, vous pouvez entrer le mot facebook dans le champ « De » du filtre et filtrer tous les courriels qui en proviennent afin qu’ils soient regroupés sous l’étiquette « notifications Facebook ».
Gmail est très intelligent car, lors de l’assistant de création de filtre, vous pouvez en faire un test en démarrant la recherche des messages interceptés par la règle.
Dans Gmail, les étiquettes sont gérées depuis le menu de configuration et, si l’une d’entre elles n’est plus utile (parce que vous avez changé d’emploi ou de copine), vous pouvez la masquer, sans supprimer aucun message mail (l’espace est pratiquement infini).
2) Créer un filtre de courriel dans Hotmail
Dans Hotmail, après vous être connecté à votre compte, cliquez sur Options dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez Autres options.
Sous la rubrique « Personnaliser votre courrier », vous devez cliquer sur le lien « Trier automatiquement votre boîte de réception » et ensuite créer un nouveau filtre.
Désormais, Hotmail est similaire à Gmail et vous pouvez créer différentes règles de filtrage en fonction de vos besoins.
Par exemple, si vous êtes abonné à la newsletter www.clic-ouest.fr et que vous recevez les articles par e-mail, vous pouvez les filtrer pour qu’ils ne vous dérangent pas et sans bloquer votre boîte de réception.
Comme critère, vous pouvez ensuite définir un filtre pour que tous les emails arrivant de [email protected] soient déplacés dans le dossier « clic-ouest » créé.
Une fois le filtre terminé, cliquez simplement sur Enregistrer pour l’appliquer.
3) Configurer un filtre de messagerie dans Yahoo Mail
Comme déjà vu dans le guide Yahoo Mail, vous devez cliquer sur Options puis sur « Autres options ».
Sur le côté gauche de la page, vous accédez aux filtres et vous pouvez ajouter un nouveau filtre en appuyant sur le bouton dans la barre supérieure.
Yahoo rend les choses très simples et intuitives avec un assistant similaire à Gmail.
Les actions finales consistent uniquement à déplacer le message dans un dossier ou à le supprimer en le plaçant dans la corbeille ou dans l’antispam.
Le filtre avec Yahoo, comme avec Gmail, vous pouvez aussi créer en sélectionnant un message dans la boîte de réception et, dans le menu déroulant des options, cliquez sur « filtrer les emails ainsi… ».
4) Pour les clients de messagerie les plus populaires comme Microsoft Outlook, vous pouvez créer des règles pour organiser les messages, à partir d’un expéditeur ou d’un seul e-mail.
Sur Thunderbird les filtres sont activés depuis le menu Outils.
5) Tous les autres services de messagerie, tels que Virgilio, Alice, Libero et ainsi de suite, ont leur propre fonction de filtrage parmi les options de messagerie et fonctionnent de la même manière.
N’oubliez pas, lorsque vous créez un filtre, de ne pas créer d’incohérences et de vous assurer que les e-mails sont filtrés avec un événement unique commun à plusieurs messages, comme une adresse e-mail spécifique, un mot dans l’objet ou une phrase dans l’e-mail.
S’il y a un problème, dites-le-moi !
