4 choses que vous devez savoir faire pour devenir bon avec Microsoft Excel, LibreOffice Cal et Google Drive dans la gestion des feuilles de calcul

Il ne s’agit pas d’un guide d’initiation aux feuilles de calcul, mais de mettre en évidence quatre types d’activités qu’il faut savoir faire pour être bon avec des programmes comme Excel.

Microsoft Excel est certainement le programme le plus utilisé dans le monde pour créer des tableaux et des feuilles de calcul, mais les mêmes fonctions sont également disponibles sur des suites gratuites telles que LibreOffice et Google Docs.

Pour réussir dans le travail de bureau, ou au moins pour vous faciliter la vie et mieux vous promouvoir dans les entretiens de recrutement, vous devez savoir utiliser Excel (ou un programme équivalent comme LibreOffice et Google Docs) et savoir comment faire au moins les 4 activités suivantes.

1) Saisissez rapidement les données à l’aide des formulaires ou des formulaires

La saisie des données dans un tableur est le point de départ de toute analyse tabulaire.

Tous les débutants Excel écrivent les données manuellement dans des cellules, mais ils feraient bien mieux d’utiliser un formulaire.

Le formulaire est un formulaire autoguidé pour la saisie rapide des données dans les cellules, vous pouvez donc écrire et appuyer sur Entrée pour passer à la cellule suivante.

Dans Excel 2013, le bouton du formulaire a été un peu caché.

Pour le trouver, vous devez appuyer sur le ruban supérieur et choisir de le personnaliser pour ajouter le bouton modules.

Dans d’autres versions d’Excel, appuyez plutôt sur la touche Office, allez dans les Options Excel et personnalisez en ajoutant le formulaire.

Voir aussi :  Créez des sondages, des questionnaires et des questions en ligne

Une fois que vous avez appuyé sur le bouton Module, vous pouvez créer un formulaire (ou un modèle, ou un masque de saisie de données) en écrivant les en-têtes de colonne.

Dans LibreOffice Calc, vous pouvez entrer des données avec le formulaire en cliquant sur le menu Données- Formulaire.

Avant d’utiliser le Formulateur, vous devez créer les en-têtes de colonne pour que la compilation soit guidée et rapide.

Dans Google Drive (Google Docs), les modules sont un objet séparé qui vous permet de créer des enquêtes à choix multiples à partager en ligne.

Vous pouvez créer un formulaire à partir du bouton Créer ou l’insérer (avec le menu Insérer) dans un tableur.

Pages d’aide en français :

– Pour Libreoffice Calc

– Office Excel

– Feuille de calcul Google

2) Effectuer des calculs avec des fonctions et des formules

Une fois que vous avez saisi les données dans les cellules, il est probable que vous deviez effectuer une opération ou un calcul.

Les fonctions et les formules doivent être écrites dans la zone de texte ci-dessus et vous permettre de manipuler les données d’une feuille de calcul, d’effectuer des opérations mathématiques simples, d’ajouter des nombres dans une colonne, de faire la moyenne ou même de travailler avec des objets du monde réel comme des dates ou de l’argent.

Tous les programmes de calcul ont leurs propres sets de fonctions, avec quelques différences.

Ces pages en anglais contiennent toutes les formules qui peuvent être exécutées sur Excel, LibreOffice Calc et Google Drive.

Voir aussi :  Créez un statut avec un fond d'écran sur Facebook, avec autocollants, emoji, couleurs et gros caractères.

Les connaître tous par cœur est impossible, mais bien connaître ceux que vous utilisez le plus et qui sont nécessaires à votre travail est essentiel.

Par exemple, certaines opérations de base sont :

– La somme des nombres dans les cellules : =SUM(A1;B1) ajoute deux nombres tandis que =SUM(A1:A5) est la somme de toutes les cellules de A1 à A5.

– MEDIA (A1;B1) est la moyenne de deux nombres ; =MEDIA (A1:A10) est la moyenne des nombres A1 à A10.

Chaque formule se trouve également dans le menu Insérer – Formule.

Vous pouvez également combiner deux fonctions et créer une formule telle que =ROUND((SUMMARY(A1:A10));0) pour arrondir les décimales de la somme des nombres de A1 à A10.

A propos des fonctions, lisez : Comment utiliser les formules pour compter sur Excel (CONTA et SOMMAIRE).

3) Trier les données avec des filtres et des tableaux croisés

Une fois que vous avez saisi les données brutes et effectué tous les calculs à l’aide des fonctions et des formules, vous devez maintenant créer différentes façons de les afficher.

Vous pouvez trier un ensemble de données par colonne : appuyez sur CTRL-A pour sélectionner la feuille entière, allez dans l’onglet Données du Ruban, appuyez sur « Trier » et choisissez la colonne et le critère qui peuvent être, par exemple, par numéro de commande.

Dans le menu Données, vous pouvez également entrer Filtres, par exemple pour exclure les éléments en double.

Les tableaux Pivot sont des filtres avancés qui servent à filtrer de grandes listes de données qui seraient autrement impossibles à lire.

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Les tableaux croisés vous permettent de prendre certaines parties des données pour en faire un résumé et de n’en voir que quelques-unes, en masquant le reste.

Dans Excel, vous créez le tableau croisé à partir du menu Insérer et dans Calc de LibreOffice à partir du menu Données.

Pour en savoir plus, il existe des guides en français pour :

– filtrer les données dans Excel

– Tables pivotantes dans Libreoffice

– tableaux croisés dans Google Drive.

4) Créer des macros pour des tâches répétitives

Travailler avec Excel peut être très fastidieux car ce sont souvent des tâches répétitives.

Pour éviter de faire le même travail tous les jours, vous pouvez créer une macro et enregistrer les choses que vous faites pour que l’ordinateur puisse les faire tout seul.

Les macros sont un point fort d’Excel alors que dans Libreoffice il faut faire attention car certaines macros peuvent ne pas être compatibles avec Microsoft Office.

Dans Excel, LibreOffice et Google Drive, vous pouvez créer des macros plus complexes avec des scripts de programmation qui nécessiteraient une certaine étude.

Voici quelques ressources pour vous aider à démarrer :

– Excel : Utilisation des macros

– Macro Excel (en anglais)

– LibreOffice : Premiers pas avec les macros

– Lecteur Google : Présentation du script Google Apps.

Toutes ces caractéristiques ne sont que la pointe de l’iceberg Excel et d’autres programmes. L’utilisation des feuilles de calcul est une autre profession et une discipline dans laquelle vous pouvez plonger très profondément.