Dans ce cas, il s’agit plutôt de créer des modèles de messages à utiliser comme réponses par défaut mais variables.
Le champ est certainement le champ de travail, où vous pouvez recevoir des emails de confirmation ou où vous devez demander des jobs ou des tâches aux centres de support, en utilisant toujours la même formule formelle .
Le logiciel qui crée des modèles de messages ou « fac-similés » peut être une alternative très avantageuse pour éviter de toujours réécrire les mêmes choses, de manière à automatiser le processus d’écriture des messages.
Habituellement, pour de telles opérations, on prépare un fichier texte qui sert de fac-similé, dans lequel seul le nom du destinataire et peut-être d’autres données changent.
Dans ce cas, vous obtenez plutôt un générateur de fac-similés qui peut atteindre un niveau de détail même très profond.
Par exemple, vous pouvez ajouter différentes introductions, différentes formules de courtoisie, différentes formes de salutations et ainsi de suite, à utiliser selon le destinataire du message ou le sujet.
Une lettre peut être générée simplement en sélectionnant points pré-écrits et en les adaptant au cas spécifique.
Une fois les modèles créés, le programme permet de les assembler avec une interface simple composée de cases à cocher et de cases radio.
Le programme Form Letter Machine vous aide donc à écrire des lettres et des e-mails en mélangeant des notes déjà écrites.
Il est utile pour les personnes qui ont régulièrement besoin de s’envoyer des courriels similaires, qui incluent des composants différents dans des circonstances différentes.
De cette façon il est possible de composer un message en faisant le collage entre différents morceaux de texte et entre paragraphes déjà écrits, chacun personnalisé pour un certain type de réponse.
Le programme est initialement en anglais mais vous avez la possibilité de tout personnaliser en allant dans le menu « Edit Configuration tree ».
A partir de là, vous pouvez définir les différentes catégories de manière à organiser les différents types et formules « fac-similés » en indiquant quand et dans quel but ils doivent être utilisés.
Pratiquement, c’est comme créer des assistants d’écriture pour vous-même ou pour soutenir la formation d’autres personnes.
Un aperçu du message est affiché en temps réel au milieu de la fenêtre et vous permet de voir comment il est composé.
Pour une utilisation plus avancée, le programme prend également en charge les variables définies par l’utilisateur, ce qui vous permet de personnaliser rapidement le modèle avec un nom ou d’autres données spécifiques.
Parmi les variables déjà préconfigurées, il y a celles temporelles, de date, de mois, de jour, d’heure, d’année, etc. qui sont basées sur l’horloge de l’ordinateur.
Par exemple, si vous regardez l’exemple de message qui apparaît à la première ouverture du programme, vous remarquerez l’incipit avec les mots « Cher %Nom% ».
En haut, vous pouvez changer la variable Nom pour le nom que vous voulez vraiment utiliser.
Une fois le message confus, il suffit d’appuyer sur le bouton « Copier dans le Presse-papiers » en bas, puis d’ouvrir votre client de messagerie et de coller le texte copié.
Form Letter Machine est un programme gratuit pour Windows, très simple, adapté à ceux qui travaillent beaucoup avec E-mail et pour un usage professionnel.
Télécharger le formulaire de la machine à lettres
