Voulons-nous rendre notre document plus lisible ? Voyons comment ajouter ou mettre à jour un index dans Word et LibreOffice

Nous avons créé un grand document sur Word (un texte, un traité, un livre, etc.) mais nous ne savons pas comment le rendre plus utilisable en lecture ?

Ce qui manque dans ces cas, c’est un index, c’est-à-dire une page dédiée où vous pouvez amener le futur lecteur au bon chapitre ou paragraphe à lire en cas de lecture occasionnelle ou si vous avez besoin de lire seulement une partie du texte entier.

Si nous sommes nouveaux à l’écriture sur PC et nous craignons qu’il prenne trop de pas, nous allons vous montrer ici qu’en réalité vous n’avez besoin que de quelques clics de souris pour créer un index pour notre document Word.D

Dans ce guide, nous vous montrerons comment créer un index sur Word et, si nous ne pouvons pas profiter de la suite Office payante, nous vous montrerons à la fin du guide comment créer un bon index aussi avec LibreOffice, l’alternative gratuite disponible pour tous.

1) Comment ajouter des pages d’un index sur Word

Pour créer un index sur Word, nous ouvrons le programme en question et commençons à écrire notre document ou manuscrit immédiatement, afin d’avoir une base sur laquelle commencer.

Une fois le texte créé, sélectionnez la phrase à utiliser comme référence (mais aussi un espace blanc au début d’un chapitre ou le texte du chapitre sont corrects), allez dans le menu Références et cliquez sur Marquer élément.

Une nouvelle fenêtre, appelée Marquer l’élément d’index, s’ouvre immédiatement dans laquelle vous pouvez entrer tous les détails de la référence à utiliser dans l’index.

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Si nous devons utiliser la page entière comme index, alors nous pouvons laisser la page courante sélectionnée ; si nous voulons plutôt insérer une série de pages ou une référence croisée (comme l’item Voir), il suffira de sélectionner les indicateurs respectifs.

Quand tout est prêt, cliquez sur Marquer en bas ; nous verrons immédiatement apparaître des caractères étranges à l’intérieur du texte, indiquant à la fois la fin des paragraphes et le début du chapitre ou les différents espaces réservés pour les index.

Ce type de vue peut être « masqué » ou appelé en allant dans le menu Accueil et en cliquant sur l’icône Afficher tout.

Répétons maintenant toutes les étapes pour chaque chapitre ou page que nous voulons faire apparaître sur l’index final.

2) Comment créer un index dans Word

Une fois que les divers caractères de remplissage ont été ajoutés au texte, comme on le voit au dernier paragraphe, il est temps d’ajouter l’index réel, habituellement placé à la fin ou au début du document (au besoin).

Amenez-nous à la page ou au point où nous voulons ajouter l’index dans le document, puis amenez-nous au menu Références et cliquez sur Insérer index.

Une nouvelle fenêtre apparaîtra pour éditer tous les détails de l’index, afin de le créer dans le document en fonction des besoins personnels ou de l’éditeur (si nous écrivons un livre, il est préférable de toujours ajouter un index).

On peut voir immédiatement en haut de l’écran un aperçu de l’index tel qu’il sera créé, avec la possibilité de choisir un autre format en éditant l’entrée dans le champ Formats.

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Si nous ne sommes pas satisfaits du résultat, nous pouvons toujours le modifier en cliquant sur Edit Edit en bas ou en ajoutant de nouvelles entrées d’index, en utilisant automatiquement Mark entry et Mark entry.

Lorsque nous sommes satisfaits du résultat, cliquez sur OK pour que les modifications soient effectives.

3) Mise à jour et suppression de l’entrée d’index

Si nous avons ajouté ou supprimé d’autres paragraphes au texte en question et que nous voulons mettre à jour l’index en conséquence, nous pouvons le faire sans avoir à tout refaire !

Ajoutez les éléments d’index comme déjà vu dans les paragraphes précédents, et pour en supprimer un nous nous assurons d’afficher tout le contenu du texte, dès que nous avons fait les changements nécessaires, amenez-nous au menu Références et cliquez sur Actualiser Index.

Toutes les modifications seront immédiatement appliquées à l’index, où qu’il se trouve dans le texte.

Chaque fois que vous cliquez sur ce point, il y a une mise à jour de l’index précédemment inséré dans le document, donc mémorisons bien sa position et utilisons-la chaque fois que nous mettons la main sur notre manuscrit, afin que nous puissions toujours garder l’index à jour.

4) Comment créer un index sur LibreOffice

Ne pouvons-nous pas utiliser Microsoft Office parce que nous facturons ?

Pour une utilisation à domicile sans trop de prétention, nous pouvons utiliser la suite bureautique gratuite LibreOffice, qui contient un bon éditeur de texte appelé Writer.

Tout d’abord nous téléchargeons LibreOffice sur notre ordinateur (il est disponible pour Windows, Mac et Linux), puis nous démarrons le programme Writer et nous commençons l’écriture de notre texte ou manuscrit que nous voulons créer.

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Lorsque l’écriture est terminée, amenez-nous au menu Insérer et cliquez sur Index général et Index analytique – – Index Item.

Une nouvelle fenêtre s’ouvrira, dans laquelle vous pourrez choisir tous les détails de l’entrée d’index que nous allons créer, comme déjà vu dans Word (les étapes et les entrées sont très similaires).

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Insérer et Fermer pour terminer l’ajout ; nous répétons les étapes pour toutes les autres entrées d’index que vous souhaitez insérer.

Il faut maintenant créer l’index réel : allons au point du document où ajouter l’index du manuscrit, puis revenons dans le menu Insérer et cliquez sur Index général et index analytiqueIndex général, index analytique et bibliographique.

Une nouvelle fenêtre s’ouvrira dans laquelle vous pourrez personnaliser toutes les options relatives à l’index.

Nous explorons toutes les entrées et, quand elles sont prêtes, cliquez sur OK pour ajouter l’index à notre document.

Si nous avons besoin d’une référence graphique pour tous les paragraphes et pour les différents éléments d’index, nous pouvons utiliser le bouton Afficher tout, présent dans la barre supérieure du programme.

Avec cet actif, il sera beaucoup plus facile de voir où il y a des entrées d’index et comment les placer.

Pour supprimer l’index ou une entrée d’index, il suffit de faire un clic droit dessus et de confirmer en cliquant sur Supprimer ou Supprimer index.