4 astuces pour gérer le courrier entrant dans Gmail à l’aide de filtres, d’étiquettes et d’alias pour organiser les courriels reçus

Aujourd’hui, cependant, même les services de réception de courriels sont différents entre moderne et innovateur, avec des options pour organiser le courrier de diverses façons et des options désuètes, identiques à celles d’il y a dix ans, sans aucune amélioration.

Google Mail, dit Gmail, est, bien sûr, le service de messagerie basé sur le Web le plus puissant et riche en options donc, pour ceux qui ont des difficultés à gérer le courrier entrant, dans cet article nous voyons quelques trucs importants et pour savoir simplifier la gestion des nouveaux emails reçus.

Il s’agit de mettre en place un système automatisé pour réordonner le courrier car, vous savez, si vous laissez cette tâche à l’utilisateur, malgré tous les efforts, vous finirez inévitablement par perdre la guerre avec le chaos.

Pour automatiser votre boîte aux lettres Gmail afin que vous n’ayez pas à vous soucier de perdre des messages et e-mails importants, vous pouvez suivre ces 6 conseils, en utilisant les fonctionnalités internes du site google mail.

Ceci est un compendium du guide complet de Gmail.

1) Utiliser les filtres et étiquettes pour gérer automatiquement la réception des messages entrants .

J’en ai déjà parlé dans un article de guide général pour créer des filtres de messagerie sur Yahoo Mail, Hotmail et d’autres services de messagerie, y compris Gmail.

Savoir comment créer des filtres dans Gmail est essentiel pour en créer de nouveaux chaque fois que vous recevez un nouveau message dans votre boîte de réception qui n’est pas automatiquement catalogué.

Voir aussi :  5 applications pour créer des widgets personnalisables sur Android

Donc, si vous avez tous les messages reçus dans l’ordre chronologique, mais sans aucune différenciation, il est temps de créer des filtres et des étiquettes pour trier le courrier dans différents dossiers selon l’expéditeur, le sujet ou autres critères.

Comme il s’agit d’étiquettes, les messages ne sont pas déplacés de la liste générale des messages reçus, mais simplement filtrés et séparés dans le groupe, ce qui facilite leur recherche et leur localisation.

Les étiquettes sont listées sur le côté gauche de la page dans le menu Gmail.

Lorsque vous recevez un nouvel e-mail dans votre boîte de réception qui n’a pas d’étiquette, ouvrez-le ou sélectionnez-le, puis appuyez sur celui qui se trouve à côté du bouton « Plus » sur le bouton d’étiquette pour en créer un nouveau.

Idéalement, l’étiquette a devrait être appliquée à chaque message récurrent.

Par exemple, les notifications Facebook sont marquées, les e-mails de la newsletter clic-ouest sont marqués différemment, les messages professionnels sont marqués différemment, et ainsi de suite.

Une fois que vous avez créé la nouvelle étiquette d’un message, pour vous assurer que tous les messages entrants similaires à un message sont automatiquement étiquetés de la même manière, ouvrez l’email, appuyez sur le bouton « Plus » et, dans la liste déroulante, appuyez sur « Filter messages of this type« .

De cette façon, une règle est créée automatiquement et rapidement pour que tous les messages de la même adresse email ou de l’étiquette créée correspondent.

Le filtre peut être modifié en choisissant un critère différent, par exemple s’il contient un mot spécifique dans la ligne d’objet ou s’il ne le contient pas ou si le message a une pièce jointe ou non.

Voir aussi :  Blocage de numéros inconnus sur Whatsapp

Cliquez ensuite sur « Créer un filtre avec cette recherche » et choisissez l’action finale qui peut être, en fait, d’appliquer à ces messages un label choisi déjà existant ou nouveau.

Dans le Filtre, vous pouvez également choisir plusieurs actions simultanées parmi celles disponibles ; par exemple, répondre par défaut, ignorer le message, le marquer comme lu ou important.

Par exemple, les courriers électroniques purement informatifs qui n’ont pas besoin d’être ouverts et lus peuvent être ignorés et archivés, tandis que ceux des newsletters automatiques peuvent être marqués comme étant déjà lus et étiquetés uniquement pour les retrouver quand ils sont nécessaires.

Créer une réponse par défaut pour tous les messages reçus dans Gmail d’un certain type peut être le meilleur moyen d’alléger la charge de travail lorsque l’expéditeur est monotone ou de lui faire savoir que le message a été reçu et qu’il y aura bientôt une réponse.

Après avoir créé le filtre, il est important de ne pas oublier de cocher l’option Appliquer le filtre aux messages correspondants pour s’assurer que la règle est rétroactive et s’applique également aux messages déjà reçus dans le passé.

MISE À JOUR : Sur Gmail, les courriels sont maintenant organisés en onglets et catégories spéciaux.

2) Envoyer ou recevoir des pièces jointes sur Gmail avec Skydrive, Dropbox, Box et Google Drive est un excellent moyen d’éviter que les pièces jointes ne prennent trop de place dans Gmail.

De plus, sans avoir à installer de plugins, comme nous l’avons vu dans les news de décembre, Gmail vous permet d’envoyer des fichiers joints jusqu’à 10 Go.

Voir aussi :  Créez des scènes avec des avatars, des bandes dessinées et des dessins animés sur Facebook avec Bitstrips

3) Convertir les courriels en activités dans le calendrier

L’un des aspects les plus intéressants de Gmail est son intégration avec Google Tasts et Google Calendar.

Si vous ouvrez un email, en cliquant sur le menu Plus en haut, vous pouvez choisir de créer une activité liée au message sélectionné.

Malheureusement, vous ne pouvez pas automatiser la création de tâches planifiées à partir de courriels, mais vous pouvez toujours créer un filtre et étiqueter les « tâches possibles » pour les nouveaux messages entrants.

4) Distinguer les messages entrants en fonction de l’adresse e-mail de réception.

Il est important de noter que le filtre Gmail peut également être utilisé en distinguant les messages entrants en fonction de l’adresse e-mail à laquelle le message a été envoyé.

Ce type de filtre est utile, par exemple, si vous utilisez Gmail comme un site où vous pouvez également recevoir des messages d’autres boîtes aux lettres.

Mieux encore, vous pouvez utiliser cette option de filtre avec les alias de Gmail.

Pour une adresse Gmail, il existe des alias sans fin.

Par exemple, si l’adresse postale est [email protected], les alias sont [email protected]

Par exemple, vous pouvez indiquer [email protected] comme adresse Facebook ou vous pouvez donner [email protected] comme adresse de travail.

Dans d’autres articles, d’autres trucs pour garder votre boîte de réception propre et organisée dans Gmail :

– Se désabonner des bulletins d’information et des courriels automatiques

– Filtres automatiques pour les mises à jour sociales, les alertes et les newsletters

– Guide de recherche avancée par e-mail dans Gmail