Différences entre Access et Excel dans l’analyse et la gestion des données : quel est le meilleur programme selon l’utilisation ?

La suite Microsoft Office se compose de deux des programmes les plus utilisés dans le monde, à certains égards très similaires : Access et Excel.

Excel est, dans un premier temps, plus superficiel, plus facile à utiliser et plus immédiat, avec une feuille de calcul à remplir avec des nombres ou des valeurs qui peuvent être comptés automatiquement.

L’accès est plus complexe au début, même si, après avoir compris les bases, il offre la possibilité de créer un masque, c’est-à-dire une interface graphique personnalisable, pour insérer les valeurs dans les cellules, ce qui devient beaucoup plus confortable et plus convivial.

Les deux sont des programmes de travail et d’études pour la gestion des données et vous vous demandez peut-être lequel des deux est le meilleur et pour quels besoins vous devriez vous préférer l’un l’autre.

En bref, Excel est un outil d’analyse de données, permettant de faire des calculs mathématiques et des comparaisons statistiques sous forme de graphiques faciles à partager.

Access est un programme de gestion de données, un véritable gestionnaire de base de données qui peut être utilisé par plusieurs utilisateurs en même temps, utile pour filtrer les valeurs, les afficher de manière structurée et automatiser certaines opérations et événements.

Excel excelle dans l’analyse de données numériques.

La courbe d’apprentissage pour l’utilisation d’Excel est assez courte et vous apprenez déjà à utiliser certaines fonctions de base telles que les tableaux croisés que vous pouvez faire beaucoup de travail tout de suite.

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Les dernières versions sont alors pleines de formulaires préemballés, à remplir uniquement.

Excel est un excellent outil lorsqu’il y a deux ou trois feuilles de calcul à utiliser, mais il devient plus inconfortable si la taille de la base de données augmente.

Maintenir une feuille de calcul Excel avec des milliers, voire des dizaines de milliers d’entrées devient vraiment plus difficile et avec l’évolution des données, il y a un risque d’erreurs dans la mise à jour des formules, graphiques et macros.

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Comparé à Excel qui se concentre sur les données numériques et les séquences, Access est une véritable solution d’archivage numérique de informations qui peut être appelée plusieurs fois dans le programme.

La courbe d’apprentissage d’Access est plus longue, ce qui signifie que pour commencer à l’utiliser, vous devez au moins étudier les bases et comprendre sa terminologie.

La plus grande différence entre Access et Excel est peut-être la méthode de conservation des données.

Ceux d’Access peuvent être édités à tout moment et vous pouvez ajouter des informations supplémentaires, éditer, supprimer ou filtrer des données sans affecter les formules et les tableaux.

Lorsque vous utilisez un ensemble de données massif dans Excel, il y a une chance qu’un petit changement puisse ruiner l’ensemble du tableau.

Access va plus loin qu’Excel en utilisant des listes de recherche et des règles de validation pour des champs de table individuels.

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L’intégrité référentielle entre les tables, c’est-à-dire leur lien, est constamment maintenue par Access, qui assure le sens de toute information.

Les agrégations d’énormes bases de données sont relativement simples dans Access qui vous permet de filtrer les informations individuelles immédiatement, sans tableaux croisés.

Sur Access, qui est beaucoup moins utilisé qu’Excel à cause de sa complexité initiale, j’avais écrit dans le passé un guide préliminaire basé sur Microsft Access pour comprendre comment il fonctionne et à quoi sert.

Il n’y a donc pas de programme meilleur ou pire, les deux sont d’excellents outils à utiliser alternativement en fonction des besoins et du travail à effectuer et à entretenir.

Excel permet de générer facilement des sorties personnalisées avec un formatage et des annotations très flexibles que vous pouvez facilement ajouter n’importe où.

Cependant, si les données et les relations doivent être maintenues au fil du temps, les feuilles de calcul peuvent devenir vraiment contraignantes, de sorte que l’accès entre en jeu.

Une solution hybride, dans laquelle les données d’une base de données Access sont exportées ou copiées vers Excel, est certainement la meilleure.

Les programmes s’intègrent les uns aux autres et il est possible à la fois d’importer des données Access dans Excel et, inversement, de remplir Access à l’aide des tableaux Excel existants (voir le guide Microsoft).

Bien qu’Excel ne soit pas une base de données, il est encore largement utilisé pour stocker des données.

Excel est cependant une base de données de fichiers individuels et non une base de données relationnelle comme Access, où les données des différentes tables sont reliées entre elles et changent automatiquement en fonction de certains événements.

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Lorsque de simples tables simples doivent évoluer en plusieurs tables de données connexes, Access est le premier choix.

Une fois les données dans Access, vous pouvez ajouter plusieurs tables et les fusionner, créer des requêtes ou des vues, définir la structure et les types de données.

Il ne fait aucun doute que l’accès est un produit riche en fonctionnalités, même si le premier impact peut sembler décourageant.