7 des opérations Excel dont vous avez besoin pour apprendre à travailler plus vite, faire des calculs et présenter les données de la meilleure façon possible

Ceux qui ont déjà utilisé Excel et connaissent le programme savent déjà qu’il n’est pas si facile de jongler avec les nombreuses formules et raccourcis pour la gestion des données et qu’il est très facile de faire des erreurs.

Dans cet article, nous voyons 7 astuces Excel assez simples, qui peuvent être utilisées par ceux qui travaillent avec ce programme pour gagner du temps, faire bonne impression et impressionner le chef de bureau ou quiconque dans les présentations de données avec des graphiques et calculs qui peuvent paraître, à l’observateur, très élaborés, en véritable expert.

Cette série d’astuces provient du site MicrosoftTraining.net qui les publie sous forme d’infographie.

1) Remplissage automatique des cellules

Si, par exemple, vous avez besoin d’écrire des données qui se répètent, vous pouvez utiliser la commande Aperçu dans Excel 2013 et plus tard pour compléter automatiquement le contenu d’une cellule.

Si, par exemple, vous avez une colonne d’adresses e-mail composée de prénom.nom, vous pouvez créer une nouvelle colonne Nom, écrire la première et utiliser la fonction Prévisualiser les suggestions pour remplir toutes les autres cellules.

Pour ce faire, appuyez simplement sur le raccourci CTRL-E.

2) Tables pivotantes

L’un des outils Excel les plus importants et les plus puissants est le tableau croisé Pivot, qui permet de résumer facilement de grandes quantités de données sans écrire aucune formule.

Pour l’utiliser, il suffit d’aller dans le menu Insérer, d’entrer dans le tableau Pivot et de sélectionner les données à analyser.

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Vous trouverez sur le site Internet de l’Office le guide complet des tableaux croisés Pivot.

C’est certainement l’une de ces opérations essentielles pour devenir bon avec les feuilles de calcul et Excel.

3) Recherche de cible

Si vous connaissez déjà le résultat d’un calcul et que vous devez générer les données pour y parvenir, vous devez utiliser la fonction Recherche de cible dans Excel 2013 et 2015.

L’outil se trouve sous Données – Outils de données (Excel 2013) ou Prévisions (Excel 2016) Analyse de simulation Recherche de cible.

Dans la case Cellule, sélectionner la cellule avec la formule à déterminer, dans la case Valeur écrire le résultat à obtenir, dans la case Changer la cellule écrire le numéro de cellule qui doit varier.

Un exemple d’utilisation de cette astuce est donné dans le guide Office.

4. formatage conditionnel

Si vous vérifiez un tableau avec votre patron ou une autre personne, il est pratique de mettre en évidence les résultats ou valeurs importants dans une couleur différente.

Sélectionnez ensuite une série de cellules et choisissez, dans le menu Accueil, le formatage conditionnel en choisissant l’une des options graphiques fournies.

Vous pouvez ensuite demander à Excel de mettre en évidence les valeurs supérieures à 10 ou inférieures à 100 ou ce que vous voulez.

Également pour cet outil, vous pouvez lire l’exemple du guide Office pour bien comprendre comment l’utiliser.

5) Indexer et comparer

Si vous voulez filtrer les données sur l’ensemble du tableau, vous devez utiliser les formules INDEX et CONFRONT qui vous permettent de trouver la ligne et la colonne où une certaine valeur est située.

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Un exemple d’utilisation figure encore dans le guide Office.

6) Tableau en cascade

Ce type de graphique est l’un des plus utilisés pour présenter des données statistiques et financières.

Le graphique en cascade n’est prédéfini que dans Excel 2016 où il peut être sélectionné directement dans le menu Insérer.

Sur le site web de Terzaghi, vous pouvez télécharger un exemple de tableau de cascade pour Excel 2013.

7) Prévisions

L’outil Prévisions vous permet de générer des données futures à partir de données passées.

Les marges d’erreur et la saisonnalité peuvent alors être calculées.

Dans Excel 2016 (voir aide), la fonction Prévision se trouve dans le menu Données et est automatique.

Dans Excel 2013, vous devez plutôt utiliser la formule de PREVISION et c’est assez laborieux.

Veuillez consulter le guide officiel Office pour votre création.