4 opérations de base à faire avec Word et Excel : remplissage automatique, pivot, mise en page et en-têtes

Etre bon avec ces deux programmes ne signifie pas ne pas prendre la licence européenne qui est un certificat sans signification pratique, ni savoir comment utiliser chaque option des programmes Office.

L’important est de savoir utiliser certaines fonctions clés de l’écriture de documents et du travail avec des feuilles de calcul, afin d’être rapide et capable dans les opérations quotidiennes les plus fréquentes.

Ci-dessous, 4 opérations de base pour savoir comment faire avec Word et Excel, qui complètent d’autres guides déjà écrits dans ce blog.

1) Nous avons déjà expliqué, à propos de Excel, 4 choses à faire pour devenir bon avec feuilles de calcul.

A cette occasion nous alimentons cet article en parlant du remplissage automatique des cellules qui est une opération importante à savoir pour travailler à tout niveau.

Pour utiliser le remplissage automatique, il suffit de taper un chiffre dans une cellule et le chiffre suivant juste en dessous.

Appuyez ensuite avec la souris sur le coin de la deuxième cellule, où il y a un carré en surbrillance, et faites glisser vers le bas tout en maintenant enfoncé pour voir que les autres cellules sont remplies de nombres séquentiels.

Les séquences peuvent être des nombres, des dates ou même des formules plus complexes.

Si, par exemple, vous avez plusieurs colonnes de nombres, vous pouvez faire la moyenne de toutes les valeurs de cette colonne en écrivant leur formule dans la cellule inférieure.

Pour faire la moyenne des nombres des autres colonnes, il suffit maintenant d’utiliser le système de remplissage automatique, en glissant le carré dans les cellules vides côte à côte pour faire le même calcul au bas de toute autre colonne.

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Lorsque vous relâchez la souris après avoir fait glisser le coin de la colonne remplie sur les colonnes vides, vous obtiendrez la moyenne des nombres pour chaque cellule.

Pour en savoir plus sur le remplissage automatique d’Excel, vous pouvez lire le guide du site Microsoft très complet.

2) Gérer facilement les données à l’aide du tableau croisé

Il est également utile de se rappeler comment faire des tableaux croisés qui sur Excel sont absolument indispensables.

Le tableau croisé est accessible sous le menu « Insérer ».

Si vous cliquez sur l’icône du tableau croisé après avoir mis en surbrillance un tableau de données entier (y compris les en-têtes), l’outil analyse les données et les amène sur une nouvelle feuille où vous pouvez manipuler les colonnes de différentes manières.

Il devient possible de sélectionner les colonnes de données à analyser et de choisir comment les manipuler, par exemple pour faire la moyenne.

L’utilisation d’un tableau croisé vous fait gagner beaucoup de temps et vous permet d’utiliser les fonctions automatiquement.

3) Passons maintenant à Microsoft Word, le programme le plus utilisé dans le monde pour écrire des documents.

Écrire n’est pas difficile, mais formater le texte et le rendre d’une certaine manière sur la feuille peut vous rendre fou.

Il y a deux choses que vous devez savoir faire avec Word : la gestion des en-têtes et la mise en page et le formatage du texte.

Les en-têtes sont importants pour que les titres de tous les paragraphes soient égaux dans le document.

La conception des en-têtes dans Word est importante pour que vous n’ayez pas à les refaire à chaque fois pour chaque nouveau document.

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Les en-têtes peuvent être formatés à partir du menu « Insérer » en choisissant l’icône « En-tête ».

À l’aide des en-têtes, vous pouvez modifier toutes les pages d’un document en même temps.

Cette page du guide explique comment insérer les en-têtes et les pieds de page des documents.

4) Gestion de la mise en page

Une autre chose que chaque personne qui travaille avec Word doit savoir est comment configurer et prévisualiser le format d’une page dans un document.

Certains des outils liés à la mise en page se trouvent dans le menu « Insérer ».

A partir de là, vous pouvez ajouter des « Numéros de page » pour automatiser et gérer la numérotation des pages.

Dans le menu « Mise en page » il y a différentes options de formatage, pour gérer automatiquement les marges.

Les options Page Edge, d’autre part, vous permettent de modifier manuellement les marges du document à droite et à gauche.

En ce qui concerne Word, je me réfère à deux autres guides de ce blog sur les notions essentielles à connaître et les opérations les plus importantes à savoir utiliser :

5 fonctions utiles pour utiliser Word de façon professionnelle et rapide.

Guide de formatage de texte Word : styles, sections et paragraphes.