10 mauvaises façons d’utiliser le site de messagerie Gmail, dans la gestion des courriels et dans l’utilisation des principales fonctions du service

le 1er avril 2004, presque par hasard et grâce à une initiative indépendante, il y a exactement 10 ans, est né Gmail, qui est aujourd’hui le service de courrier électronique en ligne le plus utilisé dans le monde.

Malgré le fait que 10 ans se sont écoulés depuis la naissance de Gmail et bien d’autres depuis la naissance du courrier électronique, de nombreuses personnes continuent à utiliser le courrier électronique et Gmail de la mauvaise façon.

En dessous de 10 types d’erreurs que nous avons tous faites mais qui, au contraire, devraient être évitées ou, cependant, minimisées au maximum.

1) Créer plusieurs ébauches

Lorsque vous appuyez sur le bouton Écrire dans Gmail, la fenêtre de composition des messages s’ouvre.

Si vous écrivez quelque chose et que vous appuyez sur la touche de fermeture, vous enregistrez ce message dans les brouillons.

Ceci peut être utilisé pour avoir une sorte de bloc-notes où vous enregistrez des listes de choses à faire, mais plus probablement vous irez remplir avec des messages partiels et des déchets jamais envoyés.

Tous ceux qui utilisent Gmail trouveront des centaines de messages vides et inutiles à supprimer dans les brouillons.

2) Supprimer les messages pour garder votre boîte de réception propre sans messages à lire

Autrefois, lorsque les courriels étaient limités par l’espace disponible, il était logique de supprimer les messages qui n’étaient plus nécessaires.

Mais aujourd’hui, comme il y a tout l’espace et qu’il y a tous les jours des messages de toutes sortes, il ne vaut pas la peine de les supprimer, mais plutôt de les organiser dans des dossiers ou des étiquettes en utilisant des filtres.

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Vous pouvez filtrer les e-mails pour qu’ils n’apparaissent pas dans la section principale ou vous pouvez archiver les messages pour les supprimer de la boîte de réception, mais sans les supprimer.

3) Marquez tout comme’lit’.

Comme pour le point précédent, dans Gmail il n’est pas pratique de tout marquer comme lu pour faire commande, vous pouvez les laisser non lus, mais les organiser dans différents dossiers.

L’erreur est de marquer les messages comme lus, en pensant que vous reviendrez plus tard pour lire.

Veuillez également noter que seuls les messages qui sont également reçus dans la boîte de réception sont considérés comme non lus par les programmes de notification et les applications mobiles, tandis que les autres sont ignorés.

Mais tu es complètement oublié.

4) Avoir trop de messages électroniques non lus

Suite au point précédent, il s’agit d’une erreur de messages non lus dans la boîte aux lettres principale.

5) Envoyez-vous un courriel pour conserver des fichiers ou des notes.

Dans le passé, j’ai également utilisé Gmail comme espace de stockage de documents, de fichiers ou de pièces jointes en m’envoyant uniquement des messages.

Gmail a été le premier service de messagerie à fournir gratuitement l’énorme espace Go pour les fichiers, il était donc normal d’utiliser tout cet espace (nous parlons il y a environ 10 ans) comme s’il s’agissait d’un disque virtuel.

Ces dernières années, avec l’accent mis sur les véritables services cloud, cette méthode de travail doit être évitée.

Il est préférable d’avoir une application comme Onenote ou Evernote ou Dropbox, Google Drive et Onedrive pour les plus gros fichiers.

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ponon, vous devriez avoir à vous envoyer des courriels au sujet des documents, des liens et des pièces jointes que vous voulez sauvegarder. Pourtant, il semble parfois plus facile d’envoyer un courriel, parce qu’il sera alors dans votre boîte de réception pour toujours.

6) Exagérer avec des étiquettes et des dossiers

Gmail prend en charge les étiquettes imbriquées

La création d’étiquettes est utile pour organiser des courriels similaires ou provenant des mêmes expéditeurs.

L’important est qu’ils ne soient pas trop nombreux et qu’ils apparaissent tous dans la liste de droite sans défilement sinon on peut oublier beaucoup de catégories et de messages reçus.

7) Mauvais entre la réponse et la réponse à tous

Parfois, vous appuyez sur le bouton « Répondre » dans un message de groupe pour partager une pensée qui ne sera reçue que par la personne qui a envoyé la dernière réponse.

D’autres fois, vous appuyez sur Répondre à tous, alors que vous vouliez écrire une réponse privée.

Pour éviter ce genre d’erreurs, il y a deux fonctions très importantes dans Gmail que l’on trouve dans les Labs.

– Utilisation de la fonction Annuler d’un envoi d’e-mail erroné

– Placez le bouton Répondre à tous comme comportement par défaut sur le bouton Répondre dans les e-mails de groupe, cela fonctionne dans Paramètres – Labs.

8) Répondre aux courriels sans changer d’objet

Les discussions par courriel finissent souvent par s’éloigner du sujet.

S’il s’agit d’e-mails importants, lorsque vous répondez à un e-mail, vous devez vérifier s’il est approprié de changer le sujet et ne pas conserver l’ancien du premier e-mail.

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9) Pensez que Gmail ne peut pas être utilisé hors ligne

Bien qu’avec des fonctions plus limitées, vous pouvez également ouvrir Gmail en tant que programme hors ligne lorsque vous n’avez pas de connexion Internet.

10) Ne pas utiliser opérateurs de recherche avancée

Depuis sa création, l’objectif de Gmail a toujours été de fournir un service de messagerie électronique facile à trouver.

Pour cette raison, la recherche dans Gmail est très puissante, meilleure que n’importe quel autre service similaire, vous avez seulement besoin de connaître les opérateurs et les commandes pour l’utiliser.